Afin d’optimiser la gestion de leur courrier électronique, de nombreuses entreprises ont recours à nos plateformes téléphoniques pour nous confier ces tâches. Nous formons nos collaborateurs spécialement pour mener à bien l’emailing de nos donneurs d’ordre. Que ce soit pour la rédaction et l’envoi de mails personnalisés ou encore la segmentation et le ciblage des contacts, nous apportons des améliorations à tous les niveaux.

De par notre expérience, nous constatons que la majorité des consommateurs s’attendent à être répondus le plus rapidement possible, voire dans les 24 heures qui suivent l’envoi de leur mail. Or, ce n’est pas toutes les entreprises qui répondent à cette attente, malgré le fait qu’elles en soient conscientes. Cela est souvent dû aux manque d’effectifs ou encore au manque de temps à consacrer à la gestion des emails.

L’externalisation de la gestion de votre emailing

Ainsi, dans nos centres de contact, nous prenons en charge la gestion du courrier électronique pour soulager leurs effectifs et apporter satisfaction aux clients. Libéré de cette charge de travail fastidieuse, ils sont en mesure d’effectuer d’autres tâches à valeur ajoutée en interne.

Justement, nous consacrons cet article à la gestion optimale des emails. Vous comprendrez ainsi notre mode de fonctionnement ainsi que nos astuces pour maîtriser l’art de l’emailing.

Apporter plus de satisfaction en automatisant le traitement des emails

Alors que la communication entreprise-client devient de plus en plus multicanale, nous sommes d’avis qu’il est impératif d’optimiser la gestion des emails. En nous confiant cette dernière, nos donneurs d’ordre n’auront plus à se soucier du traitement de leurs mails provenant de leur clientèle.

Pour pouvoir répondre aux exigences en terme de délai de réponse, nous utilisons les logiciels d’optimisation de mailing. Ces solutions s’occupent de la rédaction et la personnalisation des emails et nos collaborateurs se chargent de la vérification et de l’envoi. Cette façon de procéder nous est salutaire surtout en période de pics d’activité.

Simplifier le traitement des demandes urgentes

Lorsque nous recevons plusieurs centaines de requêtes clients quotidiennement, les logiciels de gestion automatique des mails nous sont d’une grande aide pour identifier ceux les plus urgents. En automatisant le classement des demandes, nous sommes en mesure de respecter les délais de réponse et d’apporter plus de satisfaction à temps.

Pour programmer ce classement automatique, nous définissons des critères (mots-clés, types de clients, …) pour identifier les mails urgents. Grâce à l’Intelligence Artificielle, le logiciel est en mesure d’analyser les textes de plusieurs mails entrants simultanément. Nos collaborateurs n’ont plus qu’à effectuer le traitement en priorité de la demande et de répondre le plus rapidement possible.

Automatiser tout en préservant la qualité des emails envoyés

En général, le plus grand enjeu dans l’utilisation des logiciels d’automatisation est la perte de qualité dans le rendu des mails. C’est pourquoi nous effectuons des contrôles de qualité pour évaluer la performance de nos collaborateurs. Nous définissons les critères de qualité ainsi que des délais de réponse à respecter.

Pour aider nos collaborateurs dans le traitement efficace des demandes clients, nous mettons à leur disposition notre logiciel CRM. Ce dernier facilite l’accès à la base de connaissance client contenant les historiques d’achat, les préférences et historiques de recherche des clients. Mais encore, nous y stockons également les dernières interactions et les requêtes précédemment soumises par le client.

Sensibiliser les conseillers à l’importance des attentes de la clientèle

Afin d’éviter que des mails soient laissés sans réponse, nos collaborateurs s’appliquent avec rigueur à ce que chaque client soit répondu le plus rapidement et de manière efficace. Nous privilégions la résolution des demandes via le moins d’interactions possibles.

Dans nos centres de contact, nous dispensons des sessions de débriefing avec nos collaborateurs pour leur rappeler des critères de qualité à respecter. C’est aussi l’occasion pour nous de faire un récapitulatif des demandes les plus récurrentes afin de prendre des mesures proactives. Nous favorisons également l’échange des bonnes pratiques de nos meilleurs conseillers afin d’uniformiser le niveau de qualité auprès du reste de l’équipe.

La satisfaction de votre clientèle reste notre priorité

À l’ère de la forte concurrence, les clients sont davantage intéressés par l’expérience proposée par les marques que par le produit ou service proposé. Cela inclut donc d’optimiser les interactions à chaque point de contact pour accompagner le client tout au long de son parcours.

Conscient de cette nouvelle attente, nous privilégions la personnalisation des emails et les interactions en temps réel. Lorsque nécessaire, nous basculons sur d’autres canaux tels que les SMS, le Chat ou encore les médias sociaux pour résoudre les demandes du client. Le but étant que ce dernier soit satisfait de son parcours et se sente à l’aise dès le début de sa relation auprès de nos marques.

Pour optimiser la gestion de votre emailing, contactez CentreDappels.fr

Comme vous pouvez le constater, nos centres d’appels jouent un rôle majeur dans le traitement et la gestion des emailing de nombreuses société. Si vous cherchez comment optimiser ces procédés, n’hésitez pas à contacter CentreDappels.fr. Nous sommes une agence de prestation et également fournisseur du VICIdial basée en Tunisie. Nous proposons aux entreprises des solutions d’externalisation pour permettre plus d’optimisation au service client.

Nous sommes joignables au 09 70 71 83 00. Vous pouvez également nous écrire via notre formulaire de contact.