La crise liée à la Covid-19 a amené l’idée que « rien ne sera plus comme avant » dans « le monde d’après ». Accentué par la nécessité de la distanciation sociale, le développement de la technologie de l’information a accéléré la naissance de nouvelles modes organisationnelles. Elles sont devenues une normalité après la covid-19: la new normal.
Le télétravail est alors plus courant. Les entreprises ont repensé leur fonctionnement en créant le poste d’assistante indépendante à distance. La technologie de l’information a offert la possibilité de recourir aux services d’une assistante virtuelle.
L’assistante indépendante
Elle assure les fonctions d’une secrétaire classique, sauf qu’elle n’est pas une salariée de l’entreprise. Auto entrepreneur, elle travaille à son compte et dispose d’un portefeuille clients composé essentiellement de PME.
Qu’est-ce qu’une secrétaire indépendante ?
L’assistante indépendante entre dans la logique d’externalisation de certaines tâches administratives. On l’appelle aussi secrétaire indépendante, télésecrétaire ou secrétaire à distance.
Un professionnel lié par un contrat de prestation
Travaillant en free-lance, l’assistante indépendante est liée à ses clients par un contrat de prestation ou de sous-traitance. Elle n’est pas liée par contrat de travail. Le contrat est formalisé par la signature d’un devis, d’un bon de commande et des validations générales des prestations.
Des tâches et des missions variées
Les tâches et les missions confiées à une assistante indépendante sont nombreuses. Elles varient selon le type de client. Ce sont généralement les mêmes charges chronophages qu’en secrétariat classique. Ces tâches peuvent aller de la réception d’appels, à la saisie de documents, leur mise en forme, leur relecture et leur correction. Cette personne s’occupe de l’assistance administrative et commerciale, de la facturation, de l’organisation d’événements, de la gestion à distance de l’agenda de son client et éventuellement de la retranscription audio. Elle peut assurer les tâches en back-office, incluant la conception et la mise à jour des bases de données.
Tous ces travaux peuvent être effectués à distance. La mission peut être de courte ou longue durée, ou encore ponctuelle à raison de quelques heures par semaine seulement.
Les compétences attendues d’une assistante indépendante
Les compétences d’une assistante indépendante couvrent des domaines très larges, dans des secteurs très particuliers. Elle peut aussi bien travailler en tant que secrétaire juridique ou secrétaire médicale, mais elle peut également choisir d’exercer un métier plus général.
Les réglementations pour les assistantes indépendantes
Travaillant à domicile, l’assistante indépendante exerce une activité non réglementée.
Outils et logiciels de travail d’une secrétaire externe
Une assistante indépendante doit se doter de nombreux outils pour réussir sa mission. Ces derniers lui permettent de travailler en ligne. Certains outils lui sont indispensables, comme la messagerie, le drop box, le Google drive, etc. La maîtrise de la bureautique est évidemment obligatoire.
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