Bien que les avancées technologiques soient de plus en plus innovantes, un problème persiste pour les entreprises. Elles possèdent toujours des documents juridiques, administratifs, financiers et autres, qui se perdent facilement et qui sont souvent difficiles à classer. Heureusement que l’avancée de l’informatique propose des solutions de plus en plus efficaces. En numérisant ces informations, les logiciels adéquats permettent alors de faciliter l’accès aux données, ainsi que leur classification numérique, et surtout pour stocker les données et ne pas les perdre, contrairement aux pièces physiques. La fonction de la saisie des données est donc très importante pour numériser ces différents documents.
Qu’est-ce que la saisie de donnée ?
La saisie de données, aussi appelée saisie informatique, consiste alors à saisir toutes les informations contenues dans les documents de façon manuelle dans un ordinateur, ou un autre appareil électronique. Elles sont ainsi stockées dans des bases de données en faisant appel à un logiciel adéquat pour plus d’efficacité et de rapidité.
La saisie de données est ainsi une fonction assez délicate car elle prend souvent beaucoup de temps. L’exécution de cette tâche nécessite alors beaucoup de rigueur et de concentration pour éviter les doublons, les oublis, et toutes les erreurs qui sont souvent dues à une faute d’inattention. Alors que les documents peuvent être très nombreux, surtout lorsqu’il s’agit de formulaires, d’enquêtes, de factures, etc. dans une seule entreprise qui effectue beaucoup d’échanges avec ses fournisseurs et ses clients, c’est souvent difficile de confier cette mission à un salarié. En faisant de l’outsourcing, l’entreprise pourra alors se concentrer sur le cœur de son activité, tout en profitant de services de qualité.
Externalisation de la saisie de données : quels avantages ?
Avoir le bon outil informatique et du personnel qualifié sont donc les deux critères importants pour une bonne saisie de données. L’opérateur de saisie doit ainsi avoir une bonne maîtrise du logiciel ainsi qu’un certain niveau de diplômes, pour assurer cette mission. En plus de saisir les données à proprement dit, il doit aussi classer et archiver toutes les pièces et tous les documents physiques.
Comme cette mission est alors énormément chronophage, beaucoup d’entreprises font le choix de l’externaliser, et à juste titre. Beaucoup d’entreprises d’externalisation proposent ainsi le service et ont pour mission principale d’alimenter les bases de données de la société cliente. Sur un système de télétravail qui leur permet de recevoir les documents, ces centres effectuent alors les classements de document, les vérifications de leurs contenus, et l’enregistrement de leurs données dans les bases de données dont l’accès leur est donné grâce à un système en ligne.
Ces centres doivent alors posséder une très bonne connexion, notamment une fibre optique, pour pouvoir exécuter leurs missions efficacement. D’autres détails constituent également de très bonnes raisons pour opter pour ces entreprises d’externalisation. Ainsi, elles sont très professionnelles et recrutent leurs opérateurs de saisie avec rigueur. Elles accompagnent également leurs salariés de très près grâce à des formations périodiques. Ces entreprises doivent enfin suivre des règles pour respecter la qualité de leurs services et satisfaire les entreprises clientes.
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Que ce soit la relation client, service client ou rédaction comprenant la saisie de données, nous en avons à notre actif des années d’expérience. Vous souhaitez vous soulager de cette charge chronophage, n’hésitez alors pas à nous contacter sur le 09 70 71 83 00 ou via notre formulaire en ligne. Nous avons une équipe experte qui prendra en charge toutes vos questions et vous répondra dans les meilleurs délais.
