L’emailing, bien qu’il soit la façon la plus usuelle de communiquer à travers des entreprises, est quand même négligée par certains. Cela est dû à la montée en usage des réseaux sociaux ou du service client par téléphone et d’autres moyens de communications. Malgré cela, l’emailing, aussi connu sous le nom de courrier électronique, est privilégié par bon nombre de personnes surtout pour sa confidentialité, son efficacité et son aspect pratique.
Ainsi, ce canal qui rend possible la transformation des prospects en clients fidèles, est aussi pratique pour le client car ce dernier n’est pas dérangé dans son quotidien. L’email ne provoque pas une interruption dans la routine du client. Il présente aussi d’autres mérites que voici :
Une capacité à émettre des réponses rapides avec l’emailing
En premier lieu, l’emailing fourni une assurance aux clients qui envoient leurs demandes par ce canal. En effet, cette méthode permet d’avoir un système de répondeur automatique qui envoie aux clients un mot, leur assurant que l’email a bien été reçu. D’après quelques études effectuées concernant ce système, des accusés de réceptions sont envoyés aux clients seulement 10 minutes après leurs demandes envers la compagnie. En utilisant ce système, ils verront ainsi en votre entreprise, une qui prend soin et est attentive envers sa clientèle.
Même si cela constitue une première étape à la fidélisation de vos clients, le répondeur automatique ne peut pas s’arrêter là. Savoir que sa demande a bien été reçue est très gratifiant, mais aussi faut-il que la demande soit traitée rapidement, sans faire attendre le client. Pour combattre les longues périodes d’attentes, installer un deuxième répondeur automatique dans les départements auxquelles les requêtes sont redirigées, est nécessaire. Ceci facilitera le traitement des demandes des clients. Il vous est aussi possible de mentionner le nom de l’agent qui s’occupe du client en question. Vous toucherez là, l’aspect plus personnel et humain de l’emailing. Une chose primordiale à respecter, c’est le délai que vous donnez aux clients pour traiter leur problème. Il est obligatoire de le respecter afin de mettre le client en confiance et de garder une bonne image de l’entreprise.
Avoir une approche personnalisée avec l’emailing
Beaucoup voient en l’emailing comme quelque chose de transactionnel mais en fait, c’est un canal de communication utilisé surtout par le service client. Il faut donc en faire bon usage. Afin d’arriver à de meilleurs résultats et à une satisfaction client prometteuse, rendez votre approche envers vos clients plus personnelle. Vous pouvez la faire à travers des approches simples comme faire mention du nom de votre client au cours des échanges. Ou encore le fait de vous présenter, de dire qui vous êtes. Vous démontrez ainsi de l’intérêt envers les clients et ils vous feront plus confiance.
Générez des données authentiques et définies
L’emailing consiste certes à envoyer des emails, mais ces emails qui servent d’information aux clients doivent être clairement compris par ces derniers. S’ils demandent des informations, c’est qu’ils n’ont pas d’autres moyens de s’en procurer. Les statistiques démontrent que les termes techniques ne sont pas compris par les clients, ce qui représente donc une des causes de l’insatisfaction chez le client. Vos agents doivent garder en tête que ce sont eux sont les experts, les clients en revanche ne le sont pas.
De ce fait, essayez tout le temps de répondre aux doléances des clients le plus simplement et explicitement possible. Ils n’ont pas acquis les mêmes connaissances techniques que vous. Il faut donc essayer de communiquer clairement sans pour autant les submerger d’informations. Grace à cette méthode, vous aurez un système de courrier électronique plus performant qu’avant et une clientèle satisfaite.
Avec l’emailing, montrez que vous êtes des professionnels
La façon dont vous répondez aux emails et traitez des informations reçues de vos clients en dit long sur votre degré de professionnalisme. Un exemple serait de faire usage d’une langue formelle en vous adressant aux clients. Il faut à tout prix bannir le langage trop familier qui peut être vu d’un mauvais œil par certains.
A travers des échanges électroniques, vous obtiendrez des données assez personnelles sur la vie privée de vos clients. De ce fait, même si vous êtes en possession de ce genre d’informations, il faut les garder en sécurité et en faire bon usage. Le fait qu’ils aient recours à l’emailing plutôt qu’aux réseaux sociaux est que l’emailing est un canal beaucoup plus sécurisé et personnel contrairement aux réseaux sociaux jugés trop publiques.
L’usage simplifié de l’emailing
Faites de votre canal d’emailing l’outil le plus simple d’utilisation pour vos clients. Ces derniers veulent tout le temps des méthodes les moins complexes d’utilisation. Au lieu de les rediriger vers les questions les plus fréquemment posées (FAQ) pour trouver une réponse à leur problème, offrez leur la possibilité de les rappeler.
Une fois de plus, soyez simple dans vos énoncés et n’oubliez pas de les prodiguer un numéro de téléphone et le nom d’un agent vers lequel ils pourront se diriger et qui sera professionnellement capable de les aider. Il sera plus facile pour les clients d’obtenir des réponses claires et explicites et ils seront moins confus.
Vous démontrez ainsi que vous prenez soin de vos clients, que vous les valorisez et que vous avez un service client efficace, de quoi les fidéliser et attirer plus de prospects.
Pour avoir un service client performant, vous avez plusieurs atouts que vous pouvez exploiter. L’emailing demeure un des atouts indispensable d’une entreprise qui a la responsabilité d’assurer un service client performant. Toutefois, il vous est possible de déléguer cette lourde tâche à un de nos centres d’appels spécialisé en relation/service client. Nos collaborateurs sont prêts à vous fournir de l’aide peu importe vos opérations menées. Pour cela appelez nous au 09 70 71 83 00 ou écrivez-nous à l’aide de la fiche sur notre site.
