Nombres de technologies sont désormais accessibles aux centres d’appels pour une optimisation maximale de la relation client. La gestion des relations clients est aussi mise en avant grâce à ces nombreuses ressources et techniques. Evidemment, tout cela fourni une grande aide au service Front Office qui traite directement avec les clients.  L’accueil, la prospection, l’assistance et le guide sont des services que proposent les centres d’appels à ses prospects. Toutefois, une grande majorité du travail se fait aussi en Back Office. Ce service traite les dossiers de clients, leurs transactions mais aussi d’autres tâches administratives.

Back Office : Qu’y fait-on ?

Les agents œuvrant dans le Back Office d’un call center ne traitent pas directement avec les clients. Ils ont pour mission de travailler à la collection, manipulation et classification des données. Ces derniers concernent autant la compagnie en elle-même, que les clients ou encore les services et produits proposés. Le service Back Office propose donc d’encoder les informations nécessaires dans le système. Ceux-ci peuvent être, par exemple, la description d’un produit ou service mis en avant par le centre d’appel. Ces agents procèdent aussi à la catégorisation des services et produits en question. Bien évidemment, tout cela est fait afin de faciliter la tâche des télévendeurs.

D’autres activités et fonctions d’un Back Office

Afin d’optimiser vos services et votre efficacité, sachez que le travail du Back Office ne pourra que vous être des plus utiles. Ce service vous assure, au-delà de la collection et classification des informations, de faire un suivi constant et régulier des données enregistrées. En effet, conserver une archive des données de vos clients et de leurs transaction est essentiel. Cela devrait faciliter leur accessibilité et ainsi augmenter la performance de votre centre d’appel. Evidemment, il ne faut surtout pas oublier la mise à jour, le nettoyage et les révisions de ces données afin de vous assurer du bon déroulement de chaque traitement.

Toutefois, le travail de nos agents en Back Office ne s’arrête pas à des tâches administratives. En effet, il arrive souvent que ces employés se doivent de répondre à des appels à but informatifs. Souvent, cela veut dire devoir répondre aux questions après-ventes des clients ou encore devoir mener des enquêtes de satisfaction. Aussi, les agents s’adonnent aux envois des emails, courriers et fax ainsi qu’à la préparation et à l’envoi des factures. Il s’agit aussi de traiter les informations concernant les formulaires d’études mis en place par le call center. En effet, les centres de communication mènent des enquêtes permettant d’optimiser le profit de la société grâce aux données récoltées par les agents du Back Office.

Afin d’assister le centre d’appels dans ces démarches, des logiciels tels que CMS ou CRM sont des plus. Nos collaborateurs promettent, avec l’aide de cette technologie, un système qui permet une bonne gestion de données. Un exemple concret est le Cloud. Les agents du Back Office ont accès au Cloud et ainsi partagent les informations des traitements de données concernant autant les clients que le travail à effectuer. Tout cela se fait en un simple clic.

L’optimisation de votre Back Office par nos experts

Nos agents du Front Office ont une formation et beaucoup de temps d’expérience dans le domaine de la communication avec les clients. Aussi, nos employés Back Office ont reçu la une formation adéquate concernant les démarches administratives. Cette formation couvre à la fois les traitements de données ainsi que la réorganisation et la mise à jour des informations reçues. Si vous souhaitez en savoir plus, nous serons ravis de vous assister. N’hésitez pas à nous contacter sur le 09 70 71 83 00 ou visitez notre site internet pour plus de détails.